Kommt Ihnen das auch bekannt vor?
Sie verwenden für aktuelle Dokumente Textstellen aus alten Dokumenten und müssen diese umständlich herausschneiden und einfügen?
Um nur wenig später festzustellen, dass Sie wesentliche Daten vergessen haben?
Die Lösung: Das Bausteinmodell von Prodoc!
Die Bausteine (in Form von Word Dokumenten) werden zentral auf einem Server gespeichert und unterhalten. Sie können genau wie bei Windows Explorer in verschiedenen Ordnern abgespeichert werden. Die Anzahl der Unterordner ist dabei (beinahe) unbegrenzt.
Ideal für:
- Die Angebotserstellung
- Das Erstellen von Berichten (z.B. Wartungsberichte)
- Inventuren
- Maßgeschneiderte Frachtpläne
Auf dem Bildschirm zeigt ein Feld den ‘Baum’ mit den einzelnen Bausteinen an. Darunter ist eine Vorschau sichtbar.
Der aktuell ausgewählte Bausteintext wird auf dem Bildschirm angezeigt. Der Anwender kann ihn dann näher heranzoomen.
Jeder Baustein enthält sogenannte Ausfüllfelder. Diese müssen durch den Anwender ausgefüllt werden, z.B. mit aktuellem Datum, Namen oder Geldbetrag.
Dabei kann man von Ausfüllfeld zu Ausfüllfeld springen bis alle Felder durch Wörter bzw. Zahlen ersetzt wurden. So ist sichergestellt, dass keine wesentlichen Informationen vergessen werden.
Der IT-Fachmann Ihres Betriebes kann ganz einfach neue Bausteine einrichten (mit Hilfe einer Schablone, die im firmeneigenen Stil aufgemacht ist) und eigene Ausfüllfelder platzieren.
Das Bausteinmodell funktioniert mit nahezu allen Versionen von Word als auch von Outlook (einschließlich der Version 2016).